Kesätyöntekijästä kiinteistösihteeriksi

Kiinteistösihteeri Riitta Lapinlampi on jo kokenut TA:lainen. Riitta aloitti Oulun toimistolla aluksi kesätöissä ja päätyi monen mutkan kautta kiinteistösihteeriksi. 

– Tulin kesätöihin vuonna 2004 tuuraamaan vähän kaikenlaisissa toimistotöissä: maksoin laskuja, tein asiakaspalvelua ja myyntiä ja hoidin kahvituksia. Kasvavalla toimistolla riitti töitä, ja Riitta sai jatkaa myöhemmin syksyllä tuntityöläisenä ja joulukuusta alkaen vakituisena työntekijänä. Työnkuvaan kuului aluksi monenlaiset toimistotyöt ja myynti, kunnes kiinteistösihteerin työt alkoivat joulukuussa 2005.

Vuokrareskontranhoitoa ja avaintilauksia

TA:n toimistoilla ympäri Suomen työskentelee reilu 10 kiinteistösihteeriä. Oulun toimistolla kiinteistösihteerejä on kolme. Kiinteistösihteereiden päätehtäviin kuuluvat vuokrareskontran hoitaminen, perintä, taloyhtiöiden laskujen maksaminen sekä avainhallinta. – Käytännössä pidämme huolta, että tileille saapuvat maksusuoritukset kirjautuvat oikeille henkilöille. Palautamme myös liikasuorituksia ja vakuusmaksuja sekä hoidamme perintää eli lähetämme maksukehotuksia, jollei maksuja ole suoritettu, Riitta kertoo.
Oulun toimistolla kiinteistösihteerit luovuttavat pääsääntöisesti avaimet uusille asukkaille. - Lisäksi tarkistamme, että palautetut avaimet ovat oikeita ja että niitä on tarvittava määrä. Tarvittaessa tilaamme sarjoituksen, jos kaikkia avaimia ei löydy.

Hymyilevä asiakaspalvelija auttaa asukkaita

Riitta palvelee tottuneesti niin toimistolla asioivia kuin puhelimitse tai sähköpostitse lähestyviä asiakkaita. – Asiakkaita käy toimistolla paitsi hakemassa avaimia myös jonkin verran muissa asioissa. Enimmäkseen yhteydenotot hoidetaan kuitenkin sähköpostin tai puhelimen välityksellä.

Asukkaiden yhteydenotot liittyvät useimmiten maksusuunnitelmiin, muutoksiin asukasmäärissä tai lisäavaimien tilaamiseen.
– Meille tulee soittoja myös asunnon kunnosta, tai joskus asiakkaat sanovat siitä samalla kun juttelemme muista asioista.

Kiinteistösihteerinkin täytyy jonkin verran tietää myös myynnin ja isännöinnin asioista. – Perusasiat on hyvä tietää, esimerkiksi neuvoa asunnon irtisanomisessa. Hyvä on myös tietää mikä kuuluu kenellekin, jotta voi ohjata asiakkaan oikealle henkilölle. Tarvittaessa kirjaamme asiat ylös ja laitamme ne eteenpäin.

Riitta pitää työnsä monipuolisuudesta ja mukavista työkavereista. - Työssä on parasta monipuolisuus: on asiakaspalvelua, mutta toisaalta kirjanpidollista työtä. Töitä tehdään yhdessä muiden TA:laisten, isännöitsijöiden ja myyjien kanssa. Pidän myös selkeästä rytmistä, jossa tietyt asiat tehdään tarkan rytmin mukaan. Vaihtelua tulee siitä, että asiakkaat pölähtävät paikalle silloin kun tulevat.

Tarkkuutta ja taitoa organisoida töitä

- Hyvä kiinteistösihteeri on asiakaslähtöinen, tarkka ja hyvähermoinen, Riitta naurahtaa. Työn luonteeseen kuuluu, että tietyt asiat täytyy tehdä tiettynä aikana, vaikka tulisi jotain yllättävää.  – Asiakkaita on silloin kun niitä on, ja heitä täytyy palvella luonnollisesti silloinkin, vaikka vakuusmaksujen palautuksiakin olisi päivän ohjelmassa.

Töiden organisointi onkin kiinteistösihteerin työssä olennaista, vaikka kaikkea ei voikaan ennakoida. – Täytyy löytää myös sopivia tapoja hoitaa tehtäviä. Itselläni esimerkiksi sähköpostiin ajastettavat tehtävät toimivat hyvinä muistuttajina, kun jokin tiettynä ajankohtana hoidettava työ täytyy tehdä.

Kiinteistösihteeriltä vaaditaan asiakaslähtöistä asiakaspalveluasennetta, mutta myös erityistä tarkkuutta ja numerojen ymmärrystä. Tehtävään ei ole yhtä ainoaa koulutusta. – Itse olen tradenomi, mutta myös esimerkiksi merkonomin tutkinto tai muu soveltuva ammattikoulu-/ammattikorkeakoulututkinto voisi olla sopiva. Taloushallinnon perusteet on hyvä olla hallussa ja kiinteistöalan tuntemuksesta on hyötyä, mutta työssä oppii kyllä, Riitta arvioi. Myös kiinteistösihteerin ammattitutkinto on hyvä pohja kiinteistösihteerin työhön.  

Riitta on päässyt näkemään myös muutoksen työpaikallaan vuosien varrella. - Oulun toimiston työntekijämäärä on kasvanut reippaasti ja asuntoja on tullut enemmän, joiden myötä töitä on tullut lisää. Kehitystä on tapahtunut mm. ohjelmistoissa ja työtavoissa ja asiakaslähtöisyys on kehittynyt koko ajan, Riitta summaa.