EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) astuu voimaan 25. toukokuuta 2018, jolloin yritysten henkilötietojen käsittelyn on oltava tietosuoja-asetuksen mukaista. GDPR on lyhenne englanninkielisistä sanoista General Data Protection Regulation. - Tietosuoja-asetuksella lisätään henkilötietojen käsittelyn avoimuutta ja läpinäkyvyyttä sekä vahvistetaan asiakkaiden oikeutta valvoa henkilötietojensa käsittelyä, kertoo TA-Yhtiöiden lakimies Katri Mustonen. Lisäksi asetuksella yhtenäistetään EU:n jäsenvaltioiden tietosuojasääntelyä.
- Hyvällä tasolla oleva tietosuoja on erittäin tärkeää, sillä asiakkaiden henkilötietojen suojelussa on kyse asiakkaiden ja heidän yksityisyytensä kunnioittamisesta, toteaa Katri Mustonen. TA-Yhtiöissä tietosuoja-asetuksen tuomiin muutoksiin valmistautuminen aloitettiin hyvissä ajoin perustamalla tietosuojatiimi, jossa on jäseniä sekä lakiosastolta että ICT-osastolta.
Tietosuojatiimi aloitti tietosuojaprojektin kartoittamalla tietosuojan nykytilanteen ja vertaamalla sitä tietosuoja-asetuksen vaatimuksiin. Tietosuojan nykytilanteen pohjalta arvioitiin, miltä osin tietosuoja-asetuksen vaatimukset edellyttävät kehitystoimenpiteitä. Lisäksi tietosuojatiimi on valmistellut yhteistyössä eri henkilöstöryhmien edustajien kanssa henkilökunnalle kattavan tietosuoja- ja tietoturvaoppaan, joka sisältää paljon käytännön ohjeita henkilötietojen käsittelystä ja asiakkaiden oikeuksista.
Asiakkaiden tiedot ovat jo ennen tietosuojaprojektin aloitusta olleet hyvässä tallessa, joten suuria muutostarpeita ei ole ilmennyt. – Jatkossa kiinnitämme yhä enemmän huomiota siihen, että kaikki henkilötiedot tallennetaan suojattuihin sähköisiin tietojärjestelmiimme, ja tietojen säilyttämistä paperisena pyritään välttämään, Mustonen kertoo.
Henkilöstön kouluttaminen on keskeinen osa tietosuojaprojektia, minkä vuoksi henkilöstön kouluttamiseen on kiinnitetty TA-Yhtiöissä erityistä huomiota. Tietosuojaprojekti huipentuu huhti- ja toukokuussa järjestettäviin laajoihin tietosuojakoulutuksiin, joihin jokainen työntekijä osallistuu. Koulutukset keskittyvät viikolle 17, jolloin toimistomme ovat osittain suljettuna ja asiakaspalvelussa saattaa olla ajoittain ruuhkaa. Toimistojen poikkeavat aukioloajat löydät ta.fi/ota-yhteytta. Tietosuojakoulutuksia järjestetään myös jatkossa säännöllisesti eri henkilöstöryhmien edustajille.
